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Digitaler Knigge: WhatsApp geschäftlich nutzen

Online-basierte Nachrichtendienste wie WhatsApp, Telegram oder Threema werden längst nicht mehr nur für den Privatgebrauch genutzt. Alleine WhatsApp verzeichnet mehr als 35 Millionen Nutzer, die mit dem Dienst nicht nur Nachrichten sondern auch Termine, Kontaktdaten oder Bilder verschicken. Bei diesen Nutzerzahlen ist es nicht verwunderlich, dass die Messenger mittlerweile auch im Unternehmensalltag zum Einsatz kommen. Doch Vorsicht: Was für den schnellen Chat mit Freunden ungemein praktisch ist, birgt im Business-Umfeld seine Tücken. Was Sie bei der beruflichen Nutzung von WhatsApp und Co. berücksichtigen sollten, erfahren Sie im heutigen Blogartikel.

Ständige Erreichbarkeit = Fluch oder Segen?

Fotolia_83711677_XS56a06c48395d7Die Vorteile der Messenger liegen auf der Hand: Durch den internetbasierten Betrieb, können Bilder und andere Dateien grenzenlos und kostenfrei verschickt und empfangen werden. Das hat auch im Berufsalltag sein Positives: Kolleginnen und Kollegen lassen sich selbst bei Abwesenheit schnell über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Etwa mit einem Bild der eben erstellten Mindmap. Der Nachteil folgt auf den Fuß: Nicht nur das eigene Team, auch der Vorgesetzte kann jederzeit über WhatsApp Kontakt aufnehmen – und macht von dieser Möglichkeit unter Umständen auch nach Feierabend oder am Wochenende Gebrauch. Für einen netten Smalltalk ist das nicht verkehrt, dreht es sich jedoch direkt wieder um die Arbeit, ist Abschalten unmöglich und der Burnout vorprogrammiert.

Tipps

  • Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen und dem Chef, ob auf geschäftliche Nachrichten im Feierabend wirklich reagiert werden muss.
  • Schalten Sie zu Ihrem eigenen Schutz den Online-Status aus. Ansonsten können Ihre Kollegen und Vorgesetzten etwa sehen, wie lange Sie gestern noch unterwegs waren.

Der Ton macht die Musik

In Chats wird anders geschrieben, als etwa auf dem Papier oder in der geschäftlichen E-Mail. Die Nachrichten in den Messengern fallen generell kurz und knapp aus. Es werden viele Abkürzungen verwendet. Und zwischendurch taucht einmal ein Emoji in Form eines Smileys oder Symbols auf. Nutzt man Dienste wie WhatsApp dagegen geschäftlich, sollte man auch weiterhin auf eine angemessene Wortwahl und korrekte Anrede achten. Auch Rechtschreibfehler haben in den beruflichen Nachrichten nichts zu suchen. 

Tipps

  • Überprüfen Sie jede geschäftliche Nachricht vor Versand auf Rechtschreibfehler.
  • Vermeiden sie den Einsatz von Emojis.

Datensicherheit nicht vergessen


datensicherheitBleibt noch ein entscheidendes und (immer noch) viel zu stiefmütterlich behandeltes Thema: Die Datensicherheit. Gerade beim geschäftlichen Einsatz von WhatsApp sollte man genauestens überlegen, welche vertraulichen Inhalte man mit dem Messenger an das eigene Team übermittelt. Zwar kommt bei WhatsApp eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung zum Einsatz, auf diese ist bisher aber noch kein 100-prozentiger Verlass. Allerdings gibt es andere Messenger, wie den Schweizer Dienst Threema, die eine Verschlüsselung der gesamten Kommunikation versprechen und keine Daten sammeln. Problem hier: Der Nutzerkreis von Threema ist mit rund 3,5 Millionen Nutzern (Stand: Juni 2015) deutlich kleiner als der von WhatsApp. Die Kollegen müssen also vermutlich erst vom Einsatz des Tools überzeugt werden.

Tipp

  • Verschicken sie keine sensiblen Daten mit WhatsApp, da eine 100-prozentige Ende zu Ende
  • Verschlüsselung nicht garantiert werden kann. Wenn sich der Versand sensibler Daten nicht vermeiden lässt, nutzen sie einen Messenger, mit dem eine komplette Verschlüsselung möglich ist. 

Bildquelle: Fotolia, Trezvuy / Visual Concepts

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